Måste jag ha kassaregister? Och varför kan det bli dyrt utan?
När du har startat upp ett företag som ska syssla med försäljning av varor eller tjänster är det viktigt att ekonomi och administration blir rätt.
Artikeln innehåller
När måste man ha kassaregister? Vad finns det för kassaregister krav?
Kassaregisterkrav kommer från främst den så kallade kassalagen. Skatteverket är den myndighet som har ansvar att säkerställa att alla företag följer kassalagen. Skatteverket har följande krav på kassaregister:
- Alla företag som säljer varor eller tjänster som betalas kontant till ett belopp som överstiger 4 prisbasbelopp per år måste ha ett godkänt och certifierat kassaregister av Skatteverket. Vi förklarar mer av vad som är ett godkänt och certifierat kassaregister nedan. Begreppet kontant ska tolkas brett. Betalkort, kreditkort, Swish, Paypal, banköverföring, och till med betalning med kryptovaluta är alla överföringar av kontanta medel i en rättslig tolkning av Skatteverket.
- Det räcker inte med att bara köpa ett godkänt certifierat kassaregister. Du måste även registrera det hos Skatteverket. Din kassaleverantör ska kunna assistera dig.
- Var sedan noga med att använda kassaregistret på rätt sätt. Framförallt, se till att alltid erbjuda kunden kvitto. Skatteverket utför nämligen oannonserade kontroller vilket kan leda till böter om du slarvat med registreringen av din försäljning.
Varför är det så viktigt med kvitton? Vad ska stå på ett kvitto?
Kvittot är ett bevis till både konsumenten och Skatteverket att en genuin transaktion har skett. Om ett kvitto, på papper eller digitalt, inte erbjuds konsumenten föreligger en risk för att all försäljning inte registreras korrekt av företaget i kassaregistret. Kassalagen är väldigt tydlig med vilka uppgifter som måste finnas på ett kvitto.
- datum och klockslag
- artikelnamn
- antalet varor eller tjänster som sålts
- pris
- moms
- företagets namn och organisationsnummer
- butikens adress
Idag är det mer populärt än någonsin med digitala kvitton. Det sparar dig både pengar och tid. Fråga din kassaleverantör hur du använder digitala kvitton, det är bra för miljön också!
Rätt krav på Kassaregister, Swish & Skatteverket
Hur blir Swish och Skatteverket kompatibelt? Hur hänger krav på kassaregister ihop med Swish och Skatteverket. Är det bara att sätta upp en Swish skylt och börja sälja? Nej, inte riktigt så enkelt, men det behöver inte vara svårt om du följer nedan tre tips:
Kassaregister Swish och Skatteverket
Först och främst skaffa Swish Handel eller Swish Företag. Använd aldrig privat Swish. I värsta fall ser Skatteverket Swish som en förtäckt lön, det kan bli väldigt dyrt för dig och företaget. Om du använder Swish Handel eller Swish Företag ser Skatteverket Swish som helt vanliga inbetalningar till ditt företag, precis som kortbetalningar.
Kassaregister Swish kvitto
Precis som kvittot från en kortterminal inte är godkänt underlag för bokföring och Skatteverket, får du inte använda kvitton Swish genererat som underlag för Skatteverket. Du måste istället se till att du har ett godkänt och certifierat kassaregister som kan hantera Swish som betalmetod. Då är du säker på att kassaregistrets kvitto innehåller allt som ett korrekt Swish-kvitto måste innehålla. Först då blir Swish och Skatteverket kompatibelt.
Bokför Swish betalning
Se till att ditt kassaregister kan hantera Swish betalningar i dagsrapporterna på ett enkelt och tydligt sätt. De kassaregister Skatteverket godkänner måste kunna hålla isär Swish betalningar och tydligt ange Swish som betalmetod på kvittot, ett sk Swish-kvitto.
Vad är ett godkänt certifierat kassaregister?
De kassaregister Skatteverket har på sin lista över godkända kassaregister ska dels vara tillverkardeklarerade av ansvarig tillverkare/utvecklare, och säljas tillsammans med certifierade kontrollenheter. Varför lägger riksdag och myndigheter så mycket energi på kassaregister krav? I grund och botten handlar kassaregister om finansiering av vårt lands skatter. Och det är primärt två skatter som lagstiftaren tycker är så viktiga att de har förtjänat många meter lagtext, dessa skatter är:
- Mervärdesskatt, Moms på vanlig svenska
- Bolagsskatt
Så vad är ett godkänt kassaregister? Det är egentligen kombinationen av två olika tekniska produkter som man i vardagstal syftar på när man säger godkänt kassaregister, dessa är:
- Tillverkardeklarerat Kassaregister
- Certifierad Kontrollenhet
Tillverkardeklarerat Kassaregister
En detalj som inte många vet, utav Skatteverkets alla godkända kassaregister har exakt 0 certifierats av Skatteverket själva. I verkligheten godkänner Skatteverket kassaregister indirekt via så kallade tillverkardeklarationer. Det är alltså upp till kassatillverkarna att intyga att de uppfyller kassalagens alla föreskrifter. I en sådan deklaration uppger kassatillverkaren att lösningen uppfyller alla lagar och föreskrifter. Så, om en kassaleverantör påstår att kassaregistret är godkänt av Skatteverket, är detta missvisande.
Tyvärr faller ansvaret på dig som företagare att just ditt kassaregister uppfyller reglerna. Hur ska du kunna veta det frågar du högljutt? Det är väldigt svårt och tidskrävande, så det är en av anledningarna att bara välja kassaleverantörer med ett gott rykte och som funnits på marknaden en längre tid.
Ett tillverkardeklarerat kassaregister registrerar varje försäljningen i tidsordning med försäljningsbelopp, momsbelopp, och producerar ett kvitto på köpet. Genom att hålla ordning på din försäljning, ger ett tillverkardeklarerat kassaregister bra underlag för bokföring av omsättning och mervärdesskatt.
Kontrollenhet
Kontrollenhetens uppgift är att registrera all aktivitet som sker i ditt kassaregister, ungefär som svarta lådan i flygplan registrerar allt som piloterna gör i cockpit och hur planet beter sig. Precis som svarta lådan, sparas informationen i ett säkert minne som inte går att radera, ändra, eller utläsa av någon annan än Skatteverket.
Kontrollenheter genomgår rigorös certifiering innan de får marknadsföras och säljas. Certifieringen genomförs av ackrediterade certifieringsinstitut. Efter godkänd certifiering, måste varje kontrollenhet registreras hos Skatteverket.
Måste alla företag ha ett kassaregister?
Det är inte alla företag som måste ha ett kassaregister. Det är bara företag vars försäljning betalas med kort eller kontanter som måste ha ett kassaregister. Vilande företag, eller företag som endast säljer via faktura som betalmetod, behöver inte ha ett kassaregister. Fakturering regleras mycket i bokförings- och momslagen, och säkerställer att samma information som registreras i ett kassaregister även finns på fakturorna. Därför behöver behöver företag som fakturerar inget kassaregister.
Det finns även andra typer av företag som trots att de tar emot kontanta betalningar är undantagna från kravet. Här är undantagen.
Vad händer om man inte har ett kassaregister?
Skatteverket gör oannonserade kontrollbesök för att kontrollera att alla företag som måste ha kassaregister och certifierad kontrollenhet har det. De kontrollerar dessutom att kassaregistret används på rätt sätt och att det är certifierat. Om du som företagare struntar i att använda ett kassaregister kan Skatteverket ge dig böter på 12 500 kronor per kontrolltillfälle. Om det sker två gånger inom ett år blir nästa böter istället 25 000 kronor. Det kan alltså bli mycket dyrt om du inte använder ett godkänt kassaregister för dina försäljningar.
Vad behöver företag göra för att uppfylla kassalagen?
Egentligen finns inte kassalagen, det är snarare ett samlingsnamn för minst fyra olika lagar:
- Mervärdesskattelagen
- Skatteförfarandelagen
- Bokföringslagen
- Inkomstskattelagen
Alla dessa lagar reglerar och ställer krav på hur du som företagare skall sköta din redovisning och ekonomi. Här försöker vi koka ner det viktigaste som rör själva kassaregistret. Som du vet finns det många andra registreringar som du måste göra utöver det som rör kassaregister.
Köp kassaregister
Till att börja med måste företaget skaffa ett tillverkardeklarerat kassaregister samt certifierad kontrollenhet. Du kan hitta en lista över tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter på Skatteverkets hemsida.
Registrera kassaregister hos skatteverket
Du måste sedan registrera ditt kassaregister hos Skatteverket. När anmälan har registrerats och godkänts får du ett meddelande om det av Skatteverket. Du får en bekräftelse inom två veckor och ett registreringsbevis inom sex veckor efter att du har skickat in din anmälan. Du kommer även att få skyltar med ett personligt identifikationsnummer som du ska fästa på ditt register och din kontrollenhet.
Men du behöver inte vänta med att använda ditt kassaregister tills du får ditt identifikationsnummer. Istället kan du börja använda ditt register så snart du har skickat in din anmälan. Om du säljer din kontrollenhet eller inte längre använder den ska du spara den i Sverige i minst 12 månader. Detta gäller även om du lägger ner din verksamhet.
Erbjud alltid kvitto
För att följa lagen måste du alltid erbjuda kunden ett kvitto, kvittot kan vara utskrivet på papper, eller digitalt via e-post eller SMS. Då visar du att försäljningen har gått rätt till.
Registrera all försäljning
Något annat som lagen instruerar Skatteverket att göra är oannonserade besök för att kontrollera att du använder kassaregistret korrekt och att den är korrekt ihopkopplad med din kontrollenhet. Om du då inte använder ditt kassaregister rätt kan du tvingas böta. Det kan helt enkelt bli en dyr utgift för ditt företag om du struntar i att använda registret på ett rätt sätt.
Finns det undantag för kassaregister?
Det finns ett fåtal undantag för lagen om kassaregister. Vissa verksamheter behöver nämligen inte ha något kassaregister. En del verksamheter är direkt undantagna och behöver därför inte lägga någon tankekraft på detta. Hit räknas bland annat taxiverksamheter, distans- och hemförsäljning, obemannad försäljning och mer. Om du har en webbhandel behöver du heller inte ha något kassaregister.
Här är en komplett lista över företag som inte behöver godkänt kassaregister.
- Företag vars årsomsättning understiger gränskravet för godkänt kassaregister (2021 – 190,400 kr inklusive moms). Observera att beloppet fastställs årligen av Skatteverket.
- Stat, landsting, och kommunal verksamhet
- Taxiverksamhet
- Distans- och hemförsäljning (webbhandel etc.)
- Obemannad försäljning, försäljning via varuautomat eller försäljning i en automatiserad affärslokal
- Försäljning av lotterier och vadhållning med licens enligt spellagen som säljs genom ombud
- Försäljning av färdbevis som sker av ett kollektivtrafikföretag som driver trafik enligt lagen om kollektivtrafik
- Bingo, automatspel och vissa lotterier som anordnas med tillstånd enligt spellagen
Utöver dessa generella undantag, kan du även specifikt ansöka om befrielse från kravet på certifierad kontrollenhet. Förenklat kan man säga att större företag, där ägarna bevisligen inte har inflytande över registrering och hantering av daglig försäljning och betalningar, och där det bevisligen finns bra system, rutiner, och processer för hantering av redovisning och ekonomi, kan bli befriade från kravet på godkänt kassaregister och kontrollenhet.
Andra verksamheter som är undantagna kravet för kassaregister är bland annat de som inte säljer för över fyra prisbasbelopp per år. Din försäljning anses nämligen vara för liten och därmed obetydlig om du säljer varor eller tjänster för mindre än fyra prisbasbelopp inklusive moms. Prisbasbeloppet revideras av staten årligen. För 2020 är fyra prisbasbelopp totalt 189 200 kronor, för 2021 är det 190 400 kronor. Om du har en låg försäljning kan du alltså spara in såväl arbetstid som kostnaden för kassaregistret. Du får dock inte missa att momsen ska vara inräknad i prisbasbeloppet.
Observera, att avsaknad av tillgång till el, eller dåligt väder och liknande situationer inte är godkända anledningar för att slippa använda kassaregister. Om du säljer på marknader eller liknande bör du använda någon av alla molnbaserade kassasystem som kan köras på surfplattor.
Kan man ta betalt med Swish i ett kassaregister?
Du kan ta betalt med Swish i ett kassaregister och du följer då samma regler som gäller för andra betalningar. Swish är en elektronisk betalningsmetod och den anses vara samma sak som kortbetalningar. Du måste alltså registrera köpet i ditt register och skriva ut ett kvitto som du kan erbjuda kunden.
Swish är en betalningsmetod som blir allt populärare att använda sig av och allt fler verksamheter erbjuder Swish. År 2019 använde hela 220 000 företag Swish som betalningsmetod i sin verksamhet. Det är extra enkelt för kunderna att använda om du till exempel säljer varor på torg eller marknader. Dessutom är det en säkrare metod än kontantbetalning då inga kontanter behöver byta händer.
Varför måste man registrera ett köp med Swish i kassaregisteret? När din köpare för över pengar till företagets Swish genom att använda mobiltjänsten ser du en bekräftelse att pengarna har förts över. Men själva bekräftelsen är inte samma sak som ett riktigt kvitto. Du måste därför registrera försäljningen i ditt kassaregister och erbjuda kunden ett kvitto. Det är egentligen exakt likadant som hur betalning med kort och kortterminal fungerar. Även där får du ett kvitto från kortterminalen, med det kvittot avser endast betalningen.
För att kunna använda Swish som betalningsmetod måste du programmera in i registret att du erbjuder Swish. Det måste nämligen stå på kvittot att köparen har betalt med just Swish (eller andra elektroniska betalningar). Trots att Swish hamnar i samma kategori som kortbetalningar kan du alltså inte slå in Swish som kort i kassan. Därför behöver du ha tre olika knappar i ditt kassaregister: en för kontanter, en för betalkort och en för Swish. Precis som med andra betalningar ska även Swish-betalningar bokföras och även då räknas det som en betalning med kontokort.
Att ta betalt med Swish är mycket enkelt, både för dig som företagare och för dina kunder. Vi själva betalningen ger du kunden ditt Swish-nummer och när pengarna sedan har förts över kan du kontrollera att du mottagit rätt summa i din Swish-app.
Om du bara använder dig av Swish i din verksamhet är det samma regler för prisbasbelopp som gäller. Du måste alltså registrera betalningarna i ett certifierat kassaregister om din verksamhet omsätter mer än fyra prisbasbelopp per år.
Fler blogginlägg från Onslip
Vill du ha fler tips och råd?
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
