Vad kostar ett kassasystem?
Det tråkiga men rätta svaret är, det beror på. Läs mer nedan.
Enkel jämförelse
Frågan vad kostar ett kassasystem är faktiskt lika klurig som frågan, vad kostar en bil. En bil har tre typer av kostnader, inköp, drift, och underhåll. Certifierade och godkända kassasystem har exakt samma typer av kostnader.
Bil
Kassasystem
Initial kostnad
Kostnad för att komma igång
Bil:
Inköp av bil
Inköp av bil
Kassasystem:
Inköp av kassahårdvara
Inköp av kassahårdvara
Driftskostnad
Kostnaden att använda
Bil:
Drivmedel eller el
Drivmedel eller el
Kassasystem:
Kortinlösen och inlösenavtal
Kassamjukvara
Service och support
Kostnad för underhåll och service
Bil:
Årlig service Besiktning
Försäkring
Kassasystem:
Support
Uppdatering mjukvara
Kom-igång-hjälp
Nöjd-kund-garantier
Pris
Från 0 kr till 100,000 kr
Pris: Från 0 kr till 100,000 kr
Från 0 kr till 100,000 kr
Från 0 kr till 100,000 kr
Precis som med en bil kan driftskostnaden för ett kassasystem vara högre än förväntat. Men en betydande del av denna kostnad, säkerställer att systemet fungerar smidigt och effektivt. Dessa investeringar i drift och underhåll ger långsiktig trygghet och pålitlighet, vilket gör att din verksamhet kan fortsätta utan avbrott och utan oro. Vanliga fall ligger ett bra kassasystem på månadskostnad mellan 0kr – 1499kr per månad baserat på vilka behov din verksamhet har.
Jämför kortinlösen – det kommer att löna sig!
Kortinlösen är fortfarande den enskilt, och överlägset, största kostnaden för ett kassasystem. Samtidigt är den del av kassasystemet som kanske är mest utbytbar, alla inlösare erbjuder i princip identiska tjänster. Med andra ord, här kan du spara 10,000-tals kronor per år om du väljer det billigaste kortinlösen på marknaden. Vänd dig till en expert som kan hjälpa dig att jämföra kortinlösen.
En annan liknelse med bilar, är att precis som bilar genomgår en tekniktransformation från bensin/diesel till el, genomgår just nu kassasystemsmarknaden en transformation från gamla knapp och PC-kassor till moderna molnbaserade digitala kassasystem. Som du vet, en el-bil kanske kostar lite mer i inköp, men driftskostnaden är betydligt lägre. Precis samma sak gäller kassasystem. Äldre knapp och PC-kassor kanske är billigare i inköp, men eftersom de inte hänger med i utvecklingen kommer du betala mer i form av mer administration, högre ekonomi- och redovisningskostnader, och att du behöver mer support eftersom äldre system är betydligt krångligare än moderna digitala kassasystem.
Ytterligare en likhet mellan kassasystem och bilar är det finns många olika sorters kassasystem beroende på vad det ska användas till. Kassasystem restaurang, kassasystem butik, och kassasystem frisör skiljer sig alla åt. I artikeln nedan ger vi svar på vad ett certifierat kassasystem kostar beroende på din bransch.
Som du kan se finns det fler likheter med en bil än du kanske först trodde. Så för att svar på frågan vad kostar ett kassasystem och hjälpa dig att jämföra kassasystem kommer vi presentera fyra typiska certifierade kassasystem anpassade för fyra typiska kassasystemsköpare.
Fyra typiska köpare av kassasystem. Vem är du?
Först och främst, låt oss bara konstatera fakta, alla kunder är verkligen unika. Men, baserat på 10,000 tals kundsamtal över 10 år, kan vi se fyra typer av kassasystemsköpare. Det som skiljer sig mest åt, är vad respektive köpare anser är viktigast i valet av certifierade kassasystem och leverantör.
Så för att svara på frågan vad kostar ett kassasystem, kommer här en enkel jämförelse och prisexempel baserat på dessa fyra köpare av kassasystem
Funktionalitet i fokus
De flesta företag kommer så snart årsomsättningen når 2-3 miljoner upptäcka att behoven av IT-stöd och funktionalitet ökar. Här är valet av kassasystem essentiellt för att hålla ner onödig administration, hålla verksamheten effektivt, och samtidigt kunna addera och förändra sitt arbetssätt utifrån kundernas behov. Integration av digitala beställningar för restauranger, och e-handel för butiker, är exempel på kundstyrda förändringar de senaste åren.
Den typiska kassaleverantören för dig som sätter funktionalitet i fokus har nationell täckning. Detta för att utveckling av funktionalitet på djupet kräver en större organisation och därmed en större marknad. Du bör därför söka kassaleverantörer brett, i hela landet, för att hitta den som bäst matchar dina funktionsbehov.
Kostnader och krav
Initial kostnad för hårdvara i alla tre kategorier (restaurang, butik och frisör)
Kassahårdvara för att kunna köra mer krävande funktionalitet är oftast PC-system med touchskärm. Sedan tillkommer ofta kvittoskrivare och kontrollenheter. Totalt kan du räkna med hårdvara, oavsett bransch, kommer kosta 15,000 kr. Oftast erbjuds hårdvara med finansiering, då bör du se upp med hur lång är bindningstiden, och vad är den faktiska finansieringskostnaden. Det är inte ovanligt att du offereras finansiering med två-siffrig ränta.
Service och support för all tre kategorier:
Kostnad för underhåll och service kostar kring 200 kr / mån
Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto:
Måste uppfylla kassalagen och skatteverket kassaregister krav och finnas på listan över skatteverket godkända kassaregister. Kassalagen reglerar också vad som måste stå på kvittot.
Certifierade
Kassasystem restaurang
- Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
2500 kr / mån - Kassamjukvara:
Ca 750 kr/mån
40 000 kr
Certifierade
Kassasystem butik
- Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
2500 kr / mån - Kassamjukvara:
Ca 1,000 kr/mån
40 000 kr
Certifierade
Kassasystem frisör
- Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
1677 kr / mån - Kassamjukvara:
1500 kr/mån
20 000 kr
2. Tryggheten i fokus
Känner du att service och pålitlighet är viktigast i valet av kassasystem och kassaleverantör? Då sätter du tryggheten i fokus.
Innan digitala kassasystem med molnbaserad teknik, var elektroniska kassaapparater och PC-baserade kassasystem ledande. De kräver en tekniskt kunnig person för att sätta upp, underhålla, och göra ändringar. Därför finns det på många håll i landet lokala kassaleverantörer som drar sladdar, programmerar knappar, och ändrar priser på produkter.
Med modern digital teknik förändras dock allt, även synen på trygghet och service. Moderna kassasystem körs oftast på en surfplatta eller en touchskärm som vem som helst kan koppla in. Produkter, knappar, priser, läggs in enkelt via webben, antingen av kunden själv, eller av kassaleverantörens kundtjänst.
Eftersom själva kassasystemet nu finns i molnet, blir alla fysiska apparater på plats utbytbara på ett helt annat sätt. T ex kvittoskrivare, även om kvittoskrivare går sönder, kan du idag skicka digitalt kvitto till kunden. Du behöver inte längre en kassatekniker som kommer och byter ut din kvittoskrivare.
Skulle du ändå välja en lokal kassaleverantör för trygghetens ger nedan pristabell en ide om vad det kommer att kosta.
Kostnader och krav
Certifierade Kassasystem restaurang, kassasystem för butik, och frisör från mindre lokala kassaleverantör på orten
Initial kostnad för hårdvara i alla tre kategorier (restaurang, butik och frisör)
Lokala kassaleverantörer lägger oftast på sina marginal på kassahårdvaran, som nästan alltid är PC-baserad touchskärm. Kassamjukvaran är oftast betydligt billigare än de mer funktionsrika molnbaserade alternativen. En kassahårdvara från lokal kassaleverantör ligger runt 25,000 kr. Oftast erbjuds hårdvara med finansiering med långa bindningstider, inte ovanligt med 4-5 år! Se upp med den faktiska finansieringskostnaden.
Service och support för all tre kategorier:
Kostnad för underhåll och service
- Supportavgift
minst 200 kr/mån - Uppdatering av kassamjukvara
Räkna med 100 kr / mån - Installation och på-plats service
Räkna med timdebitering för varje påbörjad timma + kostnad för resa med bil
Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto:
Måste uppfylla kassalagen och skatteverket kassaregister krav och finnas på listan över skatteverket godkända kassaregister. Kassalagen reglerar också vad som måste stå på kvittot.
Kassasystem pris över 3 år:
40 000 kr
3. Priset i fokus
Är ett bra pris viktigast för dig? Det är självklart att alltid vara prismedveten och noga undersöka vad man får för sina pengar. Men när det gäller kassasystem är det viktigast att ha koll på totalkostnaden. Nästan alla ”billiga” och enkla kassasystem erbjuder väldigt dyr kortinlösen. Kom ihåg, 1% av 3,000,000 kr i omsättning är en kostnad på 30,000 kr, varje år.
I tabellen ser du vad några enkla kassasystem faktiskt kostar i längden.
Kostnader och krav
Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto:
Måste uppfylla kassalagen och skatteverket kassaregister krav och finnas på listan över skatteverket godkända kassaregister. Kassalagen reglerar också vad som måste stå på kvittot.
Initial kostnad
Hårdvara
Driftskostnad
Kostnaden att använda
- Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
Molnbaserade kassaregister tjänar oftast tillbaka sina pengar där det är svårare för dig som kund att få en överblick på din totalkostnad. Kortinlösen är just en sådan kostnad. Om du betalar 1,85% på 2 MSEK i omsättning blir detta över 3,000 kr/mån. - Kassamjukvara:
från 0 kr
- Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
Räkna med att betala 2000 kr / mån för kortinlösen och kortterminal. Det är också mycket vanligt att kassaleverantören får en kickback från kortinlösaren. Så ju högre kortinlösen du betalar, desto mer kickback får den lokala kassaleverantören. - Kassamjukvara: 0 kr
Service och support
Kostnad för underhåll och service
- Hjälp med att ändra något i kassan 500-1000 kr per supportillfälle
Kassasystem pris över 3 år
40 000 kr
80,000 kr
4. Tid att komma igång i fokus
Är det viktigaste att kunna komma igång fort? Här ger vi tre förslag på hur du snabbast kommer igång, och vad totalkostnaden är, beroende på vilken årsomsättning du har, eller förväntas ha. För att komma igång fort kommer du behöva välja blanda enkla kassasystem, kassasystem med tyngdpunkt på funktionalitet och trygghet kan oftast ta ca 1-2 veckor att komma igång.
Förslag på lösning
Hårdvara
Har du surfplatta eller smartphone över, kan du använda den som certifierat kassaregister. Oftast behöver du dock investera i en ny surfplatta, ställ, och helst en kvittoskrivare. Räkna med startkostnad på 10,000 kr för allt.
Initial kostnad
Hårdvara
Det finns faktiskt inget krav på kassaregister. Papper och penna är tillåtet så länge man följer bokförings- och momslagen. Inte hållbart för större volymer, men är fullt lagligt och kan fungera tills ditt riktiga kassasystem kommer på plats.
Sätt upp en Swish skylt och börja sälja. Undvik privat Swish, Skatteverket kan ha åsikter om det. Skatteverket ser helst att du använder Swish företag eller Swish Handel.
Du som omsätter mindre än 190,400 kr inklusive moms per räkenskapsår, eller är en ideell förening, kommun, eller liknande, är undantagen från kravet på kontrollenhet. Det gör att du kan ladda ner ett molnbaserat kassasystem från Appstore eller Google Play, och börja sälja idag.
Driftskostnad
Kostnaden att använda
- Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
I den här lösningen tar du förmodligen betalt med kontanter, alt. Låter kunderna swisha dig privat. - Kassamjukvara: 0 kr
Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
Molnbaserade kassaregister tjänar oftast tillbaka sina pengar där det är svårare för dig som kund att få en överblick på din totalkostnad. Kortinlösen är just en sådan kostnad. Om du betalar 1,85% på 2 MSEK i omsättning blir detta över 3,000 kr/mån.
Kassamjukvara:
från 0 kr
Inlösenavtal och jämför kortinlösen:
Molnbaserade kassaregister tjänar oftast tillbaka sina pengar där det är svårare för dig som kund att få en överblick på din totalkostnad. Kortinlösen är just en sådan kostnad. Om du betalar 1,85% på 2 MSEK i omsättning blir detta över 3,000 kr/mån.
Kassamjukvara:
från 0 kr
Skatteverket, kassalagen, godkänt kassaregister, certifierat kassaregister, kassalagen kvitto
Kassasystem pris över 3 år
0 kr
0kr – 20,000 kr
20,000 – 40,000 kr
FAQ
Generellt kan man säga att ditt kassasystem hjälper dig att ta emot betalningar och registrera de produkter du säljer. De enklare elektroniska knappkassorna är mycket begränsade och är i princip bara miniräknare med kvittoskrivare. Många system är dock mer avancerade än så, framför allt om du väljer en PC-kassa eller ett molnbaserat kassasystem. Då kan du få mängder med branschanpassade funktioner. För restaurang och kafé erbjuds ofta stöd för statistik över försäljning, kundregister, online beställningar, bordskartor, och bordsbokningar. För dig som driver butik bör stöd för lager och inventering finnas.
Svaret är ja! Skatteverket har som krav att ditt kassaregister måste vara kopplat till en certifierad kontrollenhet när det är i bruk. Om du inte har någon kontrollenhet kan det bli riktigt kostsamt om Skatteverket kommer på oannonserat besök för att kontrollera din verksamhet.
Du måste införskaffa en kontrollenhet som är certifierad och som kan lagra specifik information om dina försäljningar. Informationen ska överföras från kassasystemet varje gång en försäljning sker. Den får inte ha någon form av mjukvara som kan påverka dess funktion installerad.
Du som ägare använder inte direkt kontrollenheten i ditt arbete, det kontrollenheten gör är att den registrerar och sparar kvittoinformation. Den finns endast till för att Skatteverket ska kunna kontrollera din försäljning med hjälp av en kontrollkod. Om du inte har den inkopplad kan du behöva böta en hög summa pengar i straffavgift.
Ett molnbaserat kassasystem är det modernaste alternativet. De är ofta mer användarvänliga än de äldre PC-kassorna eftersom utvecklats de senaste åren. Fördelen är också att molnbaserade kassasystem går att köra på många olika typer av hårdvaror, surfplatta, din smartphone, kassadatorer, och till och med inbyggda på moderna kortterminaler. På så sätt får du ett lätthanterligt och flyttbart system. En annan stor fördel är att du alltid kan nå det, oavsett var du befinner dig. Att kassasystemet är molnbaserat ger också en större säkerhet och trygghet då ingen viktig information kan gå förlorad. Molnbaserade system är godkända av Skatteverket. Även din kontrollenhet är molnbaserad vilket gör det enklare för dig.
Med ett molnbaserat system behöver du inga andra prylar än din egen surfplatta om du planerar att ta betalt via Swish. Du behöver inte ens någon egen kvittoskrivare då du kan skicka digitala kvitton till kunden via sms eller e-mejl. Det är viktigt at kolla upp om Swish erbjuds som integration till kassan eller inte, vilket endast ett fåtal aktörer gör. En leverantör som erbjuder detta förenklar både förloppet och administrationen, samt gör att du spara in den kostnad som du annars måste lägga på att köpa till Swish. Om du vill använda dig av Swish som betalningsmetod måste du även sätta upp ett avtal för detta hos din bank.
En fördel med molnbaserade kassasystem är att du kan spara en del pengar.
Ett molnbaserat kassaregister utan fysisk kontrollenhet ser snyggt ut i butiken med endast en pekskärm och är enkelt för alla anställda att använda. Systemet är modernt och mycket säkert då ingen hårddisk kan gå sönder, alla kvitton och liknande lagras istället i molnet.
Det molnbaserade systemet betalas månadsvis och kan liknas vid en prenumeration. Vid längre avtal med bindningstid får du ofta en lägre månadskostnad. En av de största fördelarna med denna typ av system är att du aldrig behöver oroa dig för hur systemet fungerar. Det uppdateras nämligen automatiskt på regelbunden basis och allt som oftast erbjuds det även support om något skulle krångla. Med en molnbaserad kassa behöver du inte säkerhetskopiera någon information eller oroa dig för var all din data lagras, det sköts istället av det företag som du köpt ditt kassasystem av.
Molnbaserade kassasystem är en prisvärd lösning för småföretagare som ofta har mindre svängutrymme i budgeten för avancerade system. Med en löpande utgift varje månad blir den ekonomiska utgiften även enklare att hantera än om du skulle investera i ett avancerat kassasystem med såväl hård- som mjukvara vid ett köptillfälle.
Om du har en enklare försäljning i din verksamhet utan högt tryck av kunder kan du absolut klara dig med enbart en mobil kassa och en kortterminal. Du kan använda dig av en surfplatta med en app som utgör ditt kassasystem och genom att koppla till en kortterminal kan du ta emot kortbetalningar.
En mobil kassa är ett klokt val om du vill ha en flyttbar kassa. Kanske säljer du ofta på marknader, eller så vill du helt enkelt ha det enklaste systemet du kan hitta. Du kan även ta med dig kassan och hjälpa kunden direkt ute på butiksgolvet vilket ökar chansen till försäljning. Många skulle klara sig bra med enbart en mobil kassa, då krävs det dock att du använder Swish för att ta emot betalningar. Med en mobil kassa och Swish kan du enbart erbjuda digitala kvitton.
Genom att använda en kortterminal till din mobila kassa får dina kunder ännu en betalmetod att välja på, vilket kan bidra till att du får fler kunder. Välj gärna en kortterminal med kvittoskrivare så att du då kan erbjuda ett papperskvitto till kunden.
En fördel med att enbart använda en mobil kassa och en kortterminal är enkelheten. Det är enkelt att ta betalt och du behöver inte spara en massa fysiska papperskvitton i din bokföring. Istället sparar den mobila kassan alla kvitton digitalt och det blir därmed mer lättillgängligt för dig att komma åt all viktig information. Med en mobil kassa behöver du dessutom inte använda någon fysisk kontrollenhet. Det är istället godkänt att enbart använda digitala kvitton som bevis om Skatteverket gör en tillsynskontroll.
Den mobila kassan kan dock vara något enkel om du har ett högt tryck med långa köer. Om du dessutom behöver ett system där du hanterar bongar, bordsbokningar och annat så är en stationär kassa att föredra.
Du kan alltså klara dig med enbart en mobil kassa och kortterminal, det är din verksamhetstyp som avgör om den typen av kassa är bra nog för dig.
Fler blogginlägg från Onslip
Vill du ha fler tips och råd?
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy