Hur du bäst hanterar oplanerad frånvaro i restaurangen
Lär dig hantera oplanerad frånvaro i restaurangen med effektiva personalsystem, schemaläggning och smidig kommunikation.
Vi går igenom
Vi går igenom
Att hantera oplanerad frånvaro i restaurangen är en utmaning som de flesta krögare känner igen alltför väl. Plötsliga sjukdomar, personliga nödsituationer eller andra oförutsedda händelser kan snabbt rubba verksamheten och leda till stress, överbelastning av personalen och potentiellt missnöjda gäster på grund av lägre servicenivå. För att minimera påverkan av sådan frånvaro är det avgörande att ha robusta personalsystem och effektiva strategier på plats. I denna artikel kommer vi att utforska hur du bäst kan hantera oplanerad frånvaro genom att använda moderna personalsystem, förbättra schemaläggningen och kommunikation, samt underlätta för personalen att byta pass smidigt.
Vikten av ett smart personalsystem
Ett effektivt personalsystem är grunden för att hantera alla aspekter av personaladministration, inklusive oplanerad frånvaro. Med ett bra personalsystem kan du snabbt få en översikt över vilka anställda som är tillgängliga och vilka som är frånvarande, vilket underlättar planeringen och minskar stressen vid akuta situationer. Att även välja ett system som går att koppla ihop med ditt kassasystem gör att du får bättre koll på personalkostnader.
Fördelar med ett digitalt personalsystem
- Centraliserad information: Ett digitalt personalsystem samlar all information om personalen på ett ställe. Detta inkluderar kontaktuppgifter, scheman, tillgänglighet och tidigare frånvaro. Att ha allt på ett ställe gör det enklare att fatta snabba beslut.
- Automatiska notifikationer: Många moderna personalsystem kan skicka automatiska notifikationer till både ledning och personal vid förändringar i schemat eller vid frånvaroanmälningar. Detta sparar tid och minskar risken för missförstånd.
- Analys och rapportering: Genom att analysera data från personalsystemet kan du identifiera mönster i frånvaron och vidta förebyggande åtgärder. Kanske upptäcker du att vissa tider på året har högre sjukfrånvaro, vilket gör att du kan planera bättre framöver.
Personalsystem som går att koppla med Onslip kassasystem
Onslip kassasystem har kopplingar till dessa tre personalsystem som gör det ännu smidigare att räkna ut personalkostnader baserat på försäljning från kassasystemet. Allt sker automatiskt utan att du behöver förra över siffror.
Effektiv schemaläggning
Schemaläggning är en av de mest kritiska aspekterna av personalhantering i en restaurang. Ett bra schema kan minska stressen för både personal och ledning, samt säkerställa att restaurangen alltid är bemannad med rätt antal personer och leverera service på samma höga nivå. Personalsystem som Timetjek, Personalkollen och Planday erbjuder alla scheamläggningsverktyg som gör schamläggningen av personalen till en lek.
Användning av schemaläggningssystem
Att använda ett digitalt schemaläggningssystem kan revolutionera hur du hanterar personalens arbetstider. Sådana system erbjuder ofta funktioner som:
- Automatisk schemaläggning: Baserat på personalens tillgänglighet och restaurangens behov kan systemet automatiskt skapa scheman som optimerar resursanvändningen.
- Flexibilitet och enkelhet: Med digital schemaläggning kan personalen enkelt ange sina tillgängliga tider, byta pass och ansöka om ledighet direkt via en app eller webbportal. Detta minskar behovet av manuell hantering och hålla kolla på massor av olika kommunikationer som SMS eller chattar.
- Hitta inhoppare snabbare: Ledningen får en tydlig översikt över vilka som arbetar när, vilket underlättar planeringen vid oplanerad frånvaro. Det är enkelt att se vilka som är tillgängliga för att hoppa in vid behov.
Tips för effektiv schemaläggning
- Planera för marginaler: Försök alltid att ha en viss marginal i ditt schema. Ha några anställda som är villiga att hoppa in med kort varsel om det behövs.
- Kommunicera tydligt: Se till att alla i teamet förstår hur schemat fungerar och vad som förväntas av dem. Klargör rutiner för hur man anmäler frånvaro och hur passbyten hanteras.
- Följ upp och anpassa: Efter en tid bör du utvärdera hur schemat fungerar i praktiken. Samla feedback från personalen och gör justeringar vid behov för att förbättra effektiviteten och arbetsmiljön.
Kommunikation och samarbete med personalen
Effektiv kommunikation är nyckeln till att hantera oplanerad frånvaro på ett smidigt sätt. Genom att ha en öppen och transparent kommunikation kan du säkerställa att alla är medvetna om rutiner och förväntningar.
Verktyg för bättre kommunikation
- Personalappar: Användning av personalappar kan underlätta kommunikationen avsevärt. Genom en personalapp kan du snabbt skicka ut meddelanden om ändringar i schemat, påminnelser om arbetstider och andra viktiga meddelanden.
- Gruppchattar: Skapa gruppchattar för olika team eller skift. Detta gör det lättare för personalen att kommunicera sinsemellan och snabbt hitta ersättare vid behov, eller dela relevant information som alla bör veta.
- Regelbundna möten: Ha regelbundna möten där du går igenom scheman, ny information, dagen, policyer och rutiner. Detta skapar en möjlighet för personalen att ställa frågor och komma med förslag på förbättringar. Det gör även att personalen känner sig mer inkluderad i vad som händer på restaurangen och att de kan vara med att bidra.
Skapa en kultur av samarbete
- Uppmuntra öppenhet: Skapa en arbetsmiljö där personalen känner sig bekväm att prata om sina behov och utmaningar. Om någon känner att de håller på att bli sjuk, bör de känna sig trygga att anmäla detta i förväg.
- Visa uppskattning: Visa tacksamhet när personalen som är villiga att vara flexibla och hoppa in vid behov. Visa uppskattning för prestationen och inte för resultatet att ni löste dagens arbetspass.
- Bygga ett starkt team: Ett team som drivs av motivation som bygger på egen drivkraft och inte yttre motivationsfaktorer som bonus eller extra lön är ett team som du kan räkna med både i ur och skur. Investera i team-building aktiviteter som stärker sammanhållningen och lojaliteten inom teamet, inkludera teamet i beslut och låt de vara med och skapa gästupplevelsen. Ett starkt och sammansvetsat team är mer benäget att stötta varandra vid oplanerad frånvaro.
Underlätta för personalen att byta pass
Att kunna byta pass smidigt är en annan viktig del av att hantera oplanerad frånvaro. Om personalen har enkla och tydliga rutiner för att byta pass, minskar risken för att restaurangen står utan tillräcklig bemanning, samt att det blir en mindre administrativ börda för ledningen.
Användning av byta pass-funktioner
Många moderna schemaläggningssystem och personalappar erbjuder funktioner för passbyten. Dessa funktioner gör det möjligt för personalen att själva hitta ersättare utan att behöva gå genom ledningen varje gång. Säkerställ att din personal har koll på de rutiner för hur du vill att pass byten ska hanteras.
- Enkel användning: Systemet bör vara enkelt att använda för att personalen ska kunna byta pass smidigt. Det ska vara tydligt hur man lägger upp en passbytesförfrågan och hur man accepterar ett passbyte.
- Godkännandeprocesser: Ha en tydlig process för hur passbyten godkänns. Vissa system tillåter automatiska godkännanden medan andra kräver att en chef eller ägare godkänner bytet. Välj den modell som passar din restaurang bäst.
- Transparens och översikt: Alla i teamet bör kunna se tillgängliga passbyten och vem som arbetar när. Detta skapar en öppenhet och gör det lättare att snabbt hitta ersättare vid behov.
Policyer och riktlinjer för passbyten
- Tydliga regler: Skapa tydliga regler för hur passbyten ska hanteras. Detta inkluderar tidsramar för när byten måste vara godkända och eventuella begränsningar för hur ofta pass kan bytas.
- Ansvar och tillit: Uppmuntra restaurangpersonalen att ta ansvar för sina arbetstider och att vara pålitliga när det gäller att hitta ersättare vid behov. Skapa en kultur av tillit där personalen känner sig ansvariga för att stötta varandra.
- Flexibilitet: Var flexibel i din approach till passbyten. Förstå att personalen ibland kan behöva byta pass med kort varsel och försök att vara så tillmötesgående som möjligt.
Sammanfattning
Att hantera oplanerad frånvaro i restaurangen kräver en kombination av rätt verktyg, effektiva strategier och en stark teamkultur. Genom att investera i moderna personalsystem och schemaläggningsverktyg kan du skapa en smidig och effektiv hantering av personalens arbetstider. Kommunikation och samarbete är avgörande för att säkerställa att alla är medvetna om rutiner och förväntningar, och att de känner sig trygga att rapportera frånvaro och byta pass vid behov.
Genom att implementera dessa metoder kan du minimera stressen och påverkan av oplanerad frånvaro, vilket i sin tur leder till en mer harmonisk arbetsmiljö och bibehålla en hög servicenivå. Med rätt inställning och verktyg kan du säkerställa att din restaurang alltid är bemannad med motiverad och tillgänglig personal, redo att leverera enastående service oavsett omständigheterna.
Jag vill veta mer!
Våra rådgivare hjälper dig att hitta rätt lösning
Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
Fler artiklar från Onslip
Vi ringer upp dig under dagen
Eller ring oss på tel 0500-600111
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
