Vilket kassasystem ska jag välja? En enkel & hjälpsam genomgång
Kassabranschen kan ofta upplevas som en djungel. Hur ska du kunna veta vilket kassasystem som är rätt för dig?
Artikeln innehåller
En enkel & hjälpsam genomgång
Hur ska du kunna veta vilket system som är rätt för dig? Det korta svaret är att:
Utgå alltid från dig själv och ditt företags behov först. Tänk att kassasystemet är hjärtat i ditt företag, investera därför i kvalitet. Tänk med 3 års horisont, hur ser behoven ut då. Tekniken kommer möjliggöra nya oanade förenklingar och effektiviseringar, men då måste ditt system vara byggt för det. Vi rekommenderar starkt att du bara utvärderar moderna molnbaserade digitala kassasystem som redan idag har färdiga kopplingar till automatiskt bokföring, e-handel, personalsystem, analysverktyg, lojalitetslösningar, med mera.
Det var det kortfattade svaret. Nedan går vi igenom 5 områden som du absolut bör lägga lite tid på att fundera på innan du bestämmer dig för ett kassasystem, och en kassaleverantör.
Frågor som du bör få svar på för att hitta rätt kassaleverantör:
- Rätt funktionalitet
Har kassasystemet rätt funktionalitet för mig, idag, och imorgon? Vi ger dig en enkel guide till enkla och avancerade krav att ställa på ditt kassasystem för restaurang, butik, eller frisör. Att ha rätt funktionalitet kan ge stora fördelar och förutsättningar för hur din verksamhet kan nå lönsamhet och jobba mer effektivt. Det är även viktigt att ställa sig hur vill du ta betalt? Med kort, faktura, Swish, kontant eller andra beställningslösningar. - Rätt inlösenavtal
Inlösenavtal och kortinlösen är den överlägset största kostnaden för kassasystem. Om du inte jämför kortinlösen noggrant är risken stor att du kommer betala 10,000-tals kronor i onödan per år. Läs mer om inlösenavtal och hur det påverkar din verksamhet i inlösenguiden - Rätt leverantör
Känns kassaleverantören seriös, bryr den sig om mig och mitt företag? Hur ser support och garantier ut? Viktigt att du känner att supporten kan ge bra och genuin support när det behövs. Ett plus är om leverantören erbjuder utbildningsmaterial och en väl dokumenterad supportsida utöver den vanliga supporten över telefon. - Rätt kvalitet
Är systemet modernt, användarvänligt, robust, skalbart, driftsäkert? Viktigt att ställa dig frågan kan systemet växa med mig och min verksamhets samt klarar den av de nuvarande behoven och framtida behov. - Rätt pris
Betalar du ett rimligt pris? Är betalningsvillkoren rimliga? Hur vill du betala för kassasystemet? Det finns många olika upplägg på hur kassaleverantörer tar betalt för sina system och de olika uppläggen passar olika verksamheter. Så här jämför du olika upplägg.
Läs på nedan så belyser vi varje steg i utvärderingsmallen i detalj så du kan hitta rätt leverantör för din verksamhet.
Välja kassasystem med rätt funktionalitet
Vi går direkt till slutsatsen, alla godkända och certifierade kassasystem löser ditt grundbehov i lagens mening. Frågan om rätt funktionalitet handlar därför om välja ett system som de krav som du och ditt företags behov ställer. För att hitta rätt lösning så har vi gjort en enkel sammanfattning över olika branscher. Viktigt att jämföra och välja utefter sina krav och behov, vi har tagit fram de vanligaste grundbehoven.
För att kartlägga dina kassaregister krav kan du använda nedan enkla mall för behovsanalys.
Kassasystem
Restaurang
- Uppfyller Skatteverkets krav på kassaregister
- Notahantering
- Billigaste kortinlösen
- Swish kvitto enligt skatteverket
- Fungerar på iPad eller Android
- Alla basbehov
- App/Webb beställningar
- Beställningsenheter
- Bordshantering
- Bongar (digital eller papper)
- Digital bokföring
- Kundregister
- Personalsystem
- Personalliggare
- SMS kampanjer
Kassasystem
Butik
- Uppfyller Skatteverkets krav på kassaregister
- Varugruppshantering
- Presentkort
- Billigaste kortinlösen
- Swish kvitto enligt skatteverket
- Fungerar på iPad eller Android
- Alla basbehov
- App/Webb beställningar
- Lager och inventering
- Digital bokföring
- Kundregister
- Personalsystem
- Personalliggare
Kassasystem
Frisör
- Uppfyller Skatteverkets krav på kassaregister
- Kundregister
- Personalliggare
- Billigaste kortinlösen
- Swish kvitto enligt skatteverket
- Fungerar på iPad eller Android
- Alla basbehov
- App/Webb bokningar
- Digital bokföring
- Personalsystem
Det här var en väldigt enkel och snabb genomgång. För en mer komplett genomgång och personlig rådgivning, tveka inte att kontakta Onslip för kostnadsfri rådgivning.
Vi kan till exempel hjälpa dig att reda ut vilka krav du ska ställa på ditt kassasystem, oavsett om det är ett kassasystem för restaurang, butik, eller frisör.
För att kartlägga dina kassaregister krav kan du använda nedan enkla mall för behovsanalys.
Rätt inlösenavtal
Inlösenavtal och kortinlösen är lite som räntan på ett bolån. Det är mycket stora siffror och små procenttal som gör att det blir lite svårt att hänga med, och riktigt intressera sig. Viktigt att jämföra innan man väljer och se om upplägget passar din verksamhet. En nystartad verksamhet kan högre kortinlösen men lägre månadsavgift vara ett utmärkt alternativ medan för en etablerad så passar lite högre månadsavgift men lägre kortinlösen.
Men det rör sig om stora pengar. För den som lägger några minuter på att sätta sig in, jämföra kortinlösen, och diskutera med experter, kan spara 100,000-tals kronor under ett företags livslängd genom att inte välja fel.
De billigaste på marknaden ligger en bit under 0,5%. Liten sifferskillnad som kan betyda stora pengar.
Säg att du omsätter 7,5 msek per år. Inte ovanligt för en restaurang med lunch, middag, och bar. 0,5% är då 37,500 kr per år, på tre år har restaurangen sparat 112,500 kronor.
0,5% lägre kortinlösen sparar 112,500 kr
Onslip har hjälpt tusentals företagare att jämföra och välja billigaste kortinlösen utifrån företagets verksamhet och behov.
Så väljer du rätt kassaleverantör
Funktionalitet är givetvis viktigt, certifierade kassaregister och system ska vara ett stöd i vardagen som gör jobbet enklare och effektivare. Men, man ska inte överskatta funktionalitet eller underskatta vikten av att välja rätt leverantör.
Den största skillnaden mellan en sådär kundupplevelse och en fantastisk kundupplevelse ligger alltid i det bemötande och service du får från din kassaleverantör.
I längden kommer funktionalitet och pris alltid att överskuggas av andra faktorer som trygghet, kvalitet, och service. Vi kan därför inte tillräckligt understryka att du lägger lite extra tid på att säkerställa att din kassaleverantör är seriös och ger Dig och Ditt företag genuin service och omtanke, för det är du värd.
Mer konkret, tänk efter vilken typ av kassaleverantör du vill arbeta med:
- Branschfokus eller inget fokus
Kan låta som en självklarhet. Men en leverantör som fokuserar på din bransch kommer att göra ett bättre jobb. Det är en väldigt stor skillnad på kassasystem för restaurang jämfört med kassasystem för butik. Kassaleverantörens fokus är en signal på den kvalitet du kommer att få. - Rykte / omdöme
En snabb sökning på Google ger dig en snabb bild om vad leverantörens kunder säger. - Ägarbild
Är det storkapital som äger och bestämmer? Eller tas alla viktiga beslut som berör dig närmare Sverige och verkligheten för dig som företagare? - Personlig service
Ger leverantörens personal ett personligt intryck? Verkar de genuint bry sig om dig och ditt företag? - Tillgänglighet
Hur stor är leverantörens supportavdelning? Verkar de kunniga? Hur snabbt kan de svara? Matchar deras öppettider dina? - Garantier
Vilka garantier ger leverantören på såld hårdvara? Det är inte alla leverantörer som har garanti på sin kassahårdvara.
Det här var en väldigt enkel och snabb genomgång. Vill du ha en mer fullständig bild?
Rätt kassa med rätt kvalitet
English Oxford Living Dictionary definerar kvalitet som:
“the standard of something as measured against other things of a similar kind; the degree of excellence of something.”
Kvalitet är alltså relativt det som finns på marknaden, och beskriver hur excellent en lösning är jämfört med en annan.
För att avgöra kvalitet mellan olika certifierade kassasystem föreslår vi att du tittar på följande fyra aspekter.
Modernt
Om du ska investera i ett nytt system bör det vara modernt i åtminstone tre år. De flesta kassaavtal är nämligen minst tre år långa. Tänk på att PC-kassor redan idag är på gränsen till omoderna. Säkrast är idag att investera i molnbaserade digitala kassasystem som har minst 3-5 år på marknaden, då vet du att köper ett robust och pålitligt system. Ett bevis på att systemet är modernt är om kassaleverantören släpper kontinuerligt uppdateringar som till exempel utskick om vad uppdateringar innehåller.
Digitalisering är idag en tydlig trend i samhället och väljer du ett digitalt kassasystem kommer du få ett smart stöd och kan dra full nytta av digitalisering i din verksamhet. Väljer du ett icke-digitalt kassaapparat, kommer du troligtvis behöva köpa ett nytt när din verksamhet växer och dina behov av fler system och funktioner växer.
Användarvänligt
Ett tillförlitligt kassa ska vara enkelt och användarvänligt. Det ska vara effektivt att använda under arbetsdagen och inte utgöra ett hinder. Man kan enkelt säga att moderna digitala kassasystem är enklare och mer tidsbesparande än en gammal PC-kassa eller knappkassor eftersom varje transaktion går snabbare att utföra och at ta betalt går snabbt. Det är också enklare att spåra transaktioner och hitta felslag i den molnbaserade historiken.
Om du vill slippa lägga en stor del av arbetsdagen på administration ska du med fördel välja ett modernt molnbaserat kassa, snarare än en robust knappkassa eller PC-kassa. Med de äldre kassapparaterna kommer du inte att kunna effektivisera bokföringen, personaladministrationen, och rapportering. Till skillnad från PC-kassa och knappkassa får du också en bra överblick över din lagerstatus och smarta funktioner för att inventera snabbare. Om du väljer ett certifierat kassaregister är lager och inventering automatiskt kopplat till kassasystemet, det kommer spara dig mycket tid.
Robust och felsäkert
De bästa certifierade kassaregister med utvecklat system ska fungera i vårt och torrt, till och med utan ström. Säkerställ hur systemet fungerar när a) strömmen går ner, b) när uppkoppling till Internet går ner. Det är inte en fråga om OM detta kommer hända, utan NÄR. Du måste kunna ta betalt även om det oförutsägbara händer. Se också till att den hårdvara du kör kassan på, oavsett om det är en vanlig surfplatta eller speciellt utformad kassahårdvara, att den tål den arbetsmiljö som du kommer att placera den i. Vanliga miljöfaktorer som kan vara utmanande för kassahårdvaror är damm, fett, fukt, värme, och svett.
Väljer du att köra kassasystem på surfplatta är iPad alltid att rekommendera före Android. Kassasystem iPad är helt enkelt lite mer robust och snabbare även om Android surfplattor funkar bra.
Skalbart
Ett modernt lösning ska låta dig både krympa och växa systemet i takt med att ditt företag utvecklas. De bästa certifierade kassaregisterna löser detta genom att kunna slå på och av kopplingar till funktionalitet.
Vad är rimligt kassasystem pris
Vi placerade kassasystem pris sist i vår utvärderingsmall av en anledning. Att börja med kassasystem pris innan du fullt ut bildat dig en uppfattning om dina krav på funktionalitet, kassaleverantören, och kvalitet är lite som att köpa ett hus i blindo bara baserat på dess pris. ”Men ett kassasystem är en mycket mindre investering”, säger du.
Ja, i initial investering är ett kassasystem en mindre investering än ett hus. Men om du räknar in den fulla effekten av att välja rätt eller fel kassasystem kan det röra sig om miljonbelopp över systemets livslängd. Rätt kassasystem kommer att hjälpa dig att sälja mer, öka lönsamhet, få nöjdare kunder, få fler fördelar i erbjudande till gästerna och gladare personal.
Här är fem enkla tumregler som du kan hålla dig till:
Den största kostnaden i ditt kassasystem är varken kassahårdvara eller kassamjukvara, det är kortinlösen. Det billigaste kortinlösen på marknaden ligger en liten bit under 0,5% per transaktion. Gör inte misstaget att förhandla stenhårt på priset på kassasystemet om du sedan går med på ett alldeles för högt kortinlösenpris, det kan kosta dig 10-tusentals kronor i onödan. Om du jämför kortinlösen, eller tar hjälp av experter, har du bäst chans att få det billigaste kortinlösen på marknaden.
Se upp med dolda kostnader
Dessvärre är många kassaleverantörer ganska ovilliga att berätta i klartext vad deras produkter och tjänster. Det är en kultur som hänger med från gamla dagar då lokala kassaleverantörer var experter på att uppfinna nya kostnader längs vägen. Moderna kassasystemsleverantörer ska vara transparanta med alla sina priser och villkor. Mer specifikt, se till att du inte behöver betala extra för grundläggande support, installationshjälp, och mjukvaruuppdateringar. Med andra ord, det ska stå på ditt avtal, och det ska stå 0 kr.
Se upp med långa finansieringsperioder
Vid finansiering av hårdvara, låt dig inte luras av låga månadskostnader. Det betyder bara att kassaleverantören har dragit ut din bindningstid på fyra, ibland fem år. För att göra saken ännu värre, kassaleverantörer som regelbundet erbjuder 4-5 år bindningstid säljer nästan alltid PC-kassor, dvs teknik som redan idag är omodern och riskerar att vara antikviteter om bara några år.
Att köpa robust och specialanpassad kassahårdvara med inbyggd kvittoskrivare är oftast både enklare att hantera och lika prisvärt som att köra på surfplattor. Räknar du ihop vad en surfplatta med stativ och trådlös kvittoskrivare kostar blir det oftast mer eller lika mycket som en ”riktig” kassahårdvara.
Det här var en väldigt enkel och snabb genomgång. Vill du ha en mer fullständig bild?
Fler blogginlägg från Onslip
Vill du ha fler tips och råd?
* Obligatorisk uppgift. Genom att skicka dina uppgifter samtycker du till vår integritetspolicy
